Campusmanagement

Unsere Leistungen für die Fakultäten in den Bereichen Prozessentwicklung, Anwendungsberatung und -unterstützung und Anforderungsmanagement

Sämtliche Vorgänge eines Studienlebens – auch als "student life cycle" bezeichnet – werden heutzutage elektronisch mit Unterstützung sogenannter Campusmanagementsysteme (CMS) verwaltet, und zwar von der Bewerbung an einer Hochschule über den ersten Abschluss, die Aufnahme eines weiteren konsekutiven oder aufbauenden Studiums bis hin zur Promotion.

Die Universität Bonn setzt im Rahmen des Campusmanagements seit 2006 unter der Bezeichnung BASIS (Bonner Aktuelles Studierendeninformationssystem) die Software-Module der HIS eG (GX-Campus, wird schrittweise abgelöst durch HISinOne) ein. Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) und Dezernat 2 der zentralen Universitätsverwaltung übernehmen gemeinsam den technischen Betrieb und stehen bei technischen Problemen mit Support (HRZ und Dezernat 2) zur Verfügung.

Entsprechend den Zuständigkeiten der universitätsweit dezentral organisierten Studien- und Prüfungsverwaltung verantworten die Fakultäten bzw. Fachbereiche die inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung entsprechender Prozesse sowie ihrer elektronischen Abbildung im Campusmanagementsystem. In den jeweiligen Organisationseinheiten gibt es Ansprechpartner*innen für alle hiermit verbundenen Fragestellungen von Seiten der Studierenden und Lehrenden. Dieser Personenkreis wiederum kann für Aufgaben der Prozessgestaltung sowie der IT-gestützten Umsetzung Beratungsleistungen des BZH in Anspruch nehmen.

Prozessentwicklung

Wir beraten und unterstützen Sie bei der Entwicklung schlanker und nutzer*innengruppenfreundlicher Verwaltungsprozesse sowie bei deren Übersetzung in technische Abläufe. Wir begleiten Sie bei der dezentralen Implementierung IT-gestützter Prozesse im Campusmanagementsystem.

Die Konzeption von Campusmanagementprozessen und ihre Unterstützung oder gar vollständige Unterlegung durch IT ist angesichts kontinuierlicher Veränderungen des Hochschulstudiums sowie der Lebenszyklen von IT-Systemen zu einem eigenen, dynamischen Arbeitsfeld geworden, das organisatorisch wie technisch durch vielfältige Schnittstellen geprägt wird. Im Sinne eines koordinierten und nachhaltigen Anwendungsmanagements übernehmen entsprechende Beratungsleistungen eine Bindegliedfunktion zwischen der Technik und den unterschiedlichen Anwendungsbedarfen der verschiedenen Nutzergruppen unter dem Dach des BZH.

Das BZH unterstützt die Fakultäten in dieser Hinsicht vornehmlich durch folgende Dienstleistungen:

  • Beratung der Prozessverantwortlichen in den Fakultäten bzw. Fachgruppen und Fachbereichen bei der Entwicklung von Strategien zur Einführung und Umsetzung IT-gestützter Verfahren wie z. B. elektronischer Prüfungsanmelde- oder Belegverfahren;
  • Unterstützung bei der Prozessmodellierung im Rahmen der Studien- und Prüfungsorganisation sowie der elektronischen Abbildung von Prüfungsordnungen;
  • Unterstützung der Prozessverantwortlichen bei der Fehleranalyse, beim Controlling und der Optimierung der IT-gestützten Verfahren (Prozessevaluation) sowie des Software-Einsatzes.

Anwendungsberatung und -unterstützung

Wir begleiten den dezentralen Betrieb des Campusmanagements insbesondere durch Beratung und Unterstützung der Prozessverantwortlichen in den Fakultäten, indem wir beispielsweise Anwender*innenschulungen durchführen oder Dokumentationen bereitstellen.

Das BZH begleitet und unterstützt das dezentrale Anwendungsmanagement und fungiert darüber hinaus im Rahmen von Arbeitsgruppen und Gremien als Schnittstelle zwischen den Fakultäten, der Verwaltung und den zentralen Anbietern von IT-Diensten zur gemeinsam verantworteten Absicherung und Optimierung der operativen, IT-gestützten Abläufe im Bereich Studium und Lehre.

Die Analyse und Modellierung von Prozessen in der Studien- und Prüfungsverwaltung erfolgt hierbei im Wechselspiel zwischen inhaltlichen Erfordernissen, organisationalen Rahmenbedingungen sowie funktionalen Möglichkeiten der eingesetzten IT. Auf Grundlage einer vertieften Expertise in allen drei Dimensionen bieten wir Beratungsleistungen an, die eine inhaltsadäquate, institutionsübergreifende sowie nachhaltige Realisierung von Abläufen in der Studienorganisation und Prüfungsverwaltung zum Ziel haben.

Das BZH begleitet die dezentrale Implementierung IT-gestützter Prozesse im CMS sowie den entsprechenden Betrieb insbesondere durch:

  • Anwendungsberatung sowie Organisation und Durchführung von Anwender*innenschulungen,
  • Beratung und Koordination bei der Harmonisierung von Verfahren,
  • Erhöhung der Ausfallsicherheit durch fallbezogene, jedoch nur temporäre und mandatierte Unterstützung des operativen Betriebs,
  • Optimierung des Software-Einsatzes durch fakultätenübergreifende Dokumentation, Mitwirkung an Testszenarien und Entwicklung von Anforderungsprofilen für neue Funktionalitäten.

Die kontinuierlich fortgeschriebene zentrale Dokumentation zum Bonner Campusmanagementsystem BASIS finden Sie auf Confluence (erreichbar aus dem BONNET oder per VPN) unter dem Link Campusmanagement-Wiki22222.


Anforderungsmanagement

Wir prüfen Umsetzungsmöglichkeiten für Bedarfe, wie sie sich aus den Prüfungsordnungen als rechtlichen Grundlagen sowie beispielsweise aus den Optimierungen von Verwaltungsprozessen und Nutzer*innenfreundlichkeit ergeben. In diesem Zusammenhang unterstützen wir Sie mit der Entwicklung konkreter Anforderungsprofile, die, gegebenenfalls und in Abhängigkeit von möglichen Lösungsszenarien, zum Zwecke der Beurteilung und Abstimmung eines möglichen Funktionsausbaus im Rahmen der Entwicklungsplanung an die HIS übermittelt werden.

Üblicherweise werden mit dem Begriff "Anforderungen" im Zusammenhang mit Software die ausformulierten und übergreifend abgestimmten Bedingungen und Eigenschaften eines zu entwickelnden Systems bezeichnet, deren Zweck in der verbindlichen Festlegung von Bedarfen und Zielen einer Benutzergemeinschaft sowie ggf. weiterer Stakeholder besteht. Heutzutage ist ein systematisches Anforderungsmanagement eine phasen- und projektübergreifende Aufgabe im Sinne eines kontinuierlichen Prozesses, wobei je nach Qualität der zu unterstützenden Prozesse einerseits und der Möglichkeiten zur Anpassung der Systemlandschaft andererseits institutionell umfänglich abgestimmte Verfahren sowie entsprechende Gremienwege zur Weiterentwicklung von Verfahren und deren IT-gestützter Umsetzung erforderlich sind. Das BZH begleitet kontinuierlich derartige Entwicklungsprozesse sowohl inhaltlich als auch mit Blick auf Bedarfe der institutionell-organisatorischen Befassung.


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